Lưu Ý Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử 2023

(HNM) - Sau một năm triển khai, hóa đơn điện tử đã đem lại những lợi ích to lớn, giúp cơ quan Thuế tập trung cơ sở dữ liệu lớn (big data) về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, từ đó kiểm soát chi phí và chống gian lận về hóa đơn thuế.

Hóa đơn giấy khác hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử khác với hóa đơn giấy về: Ký hiệu số Serial, chữ ký, liên hóa đơn, cách thức tra cứu, hình thức lưu trữ.

+ Ký hiệu trên hóa đơn giấy là VC/15P còn ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ là VC/15E.

+ Với hóa đơn điện tử không tồn tại khái niệm liên.

+ Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và đại diện pháp luật một cách chính xác và dễ dàng, trường hợp giả mạo chữ ký số gần như không thể xảy ra.

+ Hóa đơn giấy dùng chữ ký tay, và có thể giả mạo chữ ký. Người ta lưu trữ hóa đơn giấy trong kho và điều này tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hoàn toàn bảo mật, độ an toàn cao.

IV/ LƯU Ý 4: PHƯƠNG ÁN TẠO HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH CHỈ ÁP DỤNG TRONG TRƯỜNG HỢP 2 BÊN ĐÃ KÊ KHAI, VÀ HIỂU RÕ QUY TÁC ĐIỀU CHỈNH TĂNG GIẢM, VÌ VIỆC ĐIỀU CHỈNH SẼ PHẢI ĐƯA VÀO DOANH THU CẢ SỐ CŨ VÀ MỚI.

1/ Diễn giải: Phương án tạo hóa đơn điều chỉnh sẽ tạo ra thêm 1 số hóa đơn mới, và đồng thời cả số hóa đơn cũ và số hóa đơn mới được tạo ra đều được đưa vào doanh thu. Khác với phương án tạo hóa đơn thay thế, số hóa đơn bị sai sẽ bị xóa bỏ và quý khách chỉ cần kê khai doanh thu số mới tạo ra.Do đó, quý khách cần cân nhắc thỏa thuận làm biên bản điều chỉnh giữa 2 bên trong trường hợp hóa đơn đó đã kê khai không thể xóa bỏ (Trong trường hợp thông tin sai sót không ảnh hưởng đến tổng tiền hóa đơn) hoặc tạo hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm theo đúng quy định. 2/ Tình huống phát sinh:Trong trường hợp quý khách vô tình tạo hóa đơn điều chỉnh và bấm lưu thì sẽ không thể hủy số hóa đơn vừa tạo ra, vì đã có sự ràng buộc giữa 2 số hóa đơn cũ và mới, do đó không thể sử dụng số hóa đơn mới tạo ra để xuất cho công ty khác như 1 hóa đơn được tạo đơn thuần bằngchức năng "Tạo hóa đơn mới"3/ Lưu Ý: Khi xuất hóa đơn bị sai nhưng đã ký, thì tùy vào việc quý khách có xuất lại hóa đơn khác cho khách hàng hay không mà có 2 phương án sau đây:3.1/ Trường hợp 1: Hóa đơn sai nhưng KHÔNG XUẤT LẠI lại tờ khác (trường hợp khách không nhận hàng hoặc hủy hợp đồng nên không cần xuất lại)=> Chọn chức năng “Tạo hóa đơn xóa bỏ” (Làm theo hướng dẫn tạo hóa đơn xóa bỏ đồng thời làm biên bản thu hồi hóa đơn cũ, đóng mộc hoặc ký số lưu 2 bên.)3.2/ Trường hợp 2: Hóa đơn sai và CẦN XUẤT LẠI tờ khác cho khách hàng=> Chọn chức năng “Tạo hóa đơn thay thế” (Làm theo hướng dẫn tạo hóa đơn thay thế đồng thời làm biên bản thu hồi hóa đơn cũ, đóng mộc hoặc ký số lưu 2 bên.)Chúng tôi khuyến khích dùng phương án thay thế sẽ ràng buộc hơn vì sẽ ngay lập tức tạo cho mình 1 số hóa đơn mới giống hóa đơn cũ nhưng có thêm dòng “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số … ngày …” . Lúc này quý khách chỉ cần tìm đến số hóa đơn mới được tạo ra để chỉnh sửa lại nội dung bị sai và ký số.Cả 2 trường hợp nêu trên số hóa đơn sai đều bị XÓA (Số bị xóa sẽ được đưa vào cột 14, 15 trong BC26) và bắt buộc phải làm biên bản thu hồi hóa đơn, ký đóng mộc hoặc ký số lưu cả 2 bên.

Dòng xóa bỏ sẽ hiển thị khi quý khách xem lại tờ hóa đơn đã bị xóa bỏ

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Thứ nhất, đối với các đối tượng thuộc khoản 1 Điều 14 Nghị định 123  truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Thứ hai, đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT của đơn vị để thực hiện:

Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.

Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123 đã nêu rõ những trường hợp hợp pháp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là:

Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Khi Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu điều tra, thanh tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, điều tra.

Về mặt nội dung, khi chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hóa đơn.

Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

Không có hiệu lực để giao dịch thanh toán.

Ngoại lệ: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

Nắm rõ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần hiểu rõ doanh nghiệp mình nằm trong nhóm đối tượng doanh nghiệp nào nhằm thực hiện đúng và trúng đối tượng sử dụng mà pháp luật quy định. Căn cứ vào Nghị định 123 và Luật Quản lý thuế 2019, có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

Nhóm đối tượng 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Ngoại lệ: Những đối tượng thuộc khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

Hộ cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Nhóm đối tượng 2: Sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Nhóm đối tượng 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc theo những lần phát sinh.

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.